ソーシャルメディアガイドライン

はじめに

• 株式会社琳瑯舎は、ソーシャルメディア・コンピューティングを、組織や個人の成長に、重要な場となっていることを認識し、これを積極的に活用することにより、お客さまや取引先、地域社会の皆様との、オンライン・コミュニケーションを、推進して参ります。
• 当社が、社会に対して責任を果たし、信頼を頂くために、私たちが常に大切にしなければならない基本姿勢を、「行動規範」として別途定めていますが、オンライン・コミュニケーションにおいても同様に、具体的な行動における基準をここに定めます。
• ソーシャルメディア・コンピューティングを推進するにあたり、業務リスクならびに法的リスクを最小限に留めるため、業務上の目的で、あるいは個人的に、ソーシャルメディア
• を利用する場合、このガイドラインを遵守してください。
• 当社は、オンライン・コミュニケーションにおいて、当社が実現しようとする目標と、地域社会の発展がエンゲージすることを目指します。また、社員を、当社の発展だけではなく、社会の発展とエンゲージできる人材として、育てることに注力します。
• ソーシャルメディアを活用するにあたり、法令や「行動規範」を遵守し、良識ある社会人として、社会常識から逸脱した言動がないよう常に自らを律し、「公明正大・清明正直」な姿勢で、皆様とのコミュニケーションに臨みます。
• 当社の公式なアカウントで情報を発信する者は、研修を受け、会社の認定を受ける必要があります。認定を受けた担当者は、ガイドラインを深く理解し、遵守した言動を実践することで、組織の模範とならなくてはなりません。
• ガイドラインは、新しいテクノロジーやソーシャル・ネットワーキング・ツールの対応に伴い、継続的に変更します。

個人の立場でソーシャルメディアを利用する場合

1）ソーシャルメディアは、思慮分別のある大人が交流する場

• ソーシャルメディアは、思慮分別のある大人が交流する場です。組織の一員として、また一個の社会人として、恥ずかしくない言動をする必要があります。
• 当社の社員が、ソーシャルメディアを利用するときは、「行動規範」を精読し、どのような言動が、その内容に基づいているのかを改めて考える必要があります。
• その上で、当社の社員であることを公開し、自らの素性を明確にします。自分が掲載した内容には、個人的に責任を持ちます。自分が書いた内容が、長期間公開されることを意識し、自身のプライバシー保護に努めると共に、ソーシャルメディアの利用規定等を守って、サービスを利用するようにしてください。

2）ソーシャルメディアは、良識のある言動で

• ソーシャルメディアでは、常に開かれた会話を心がけるようにします。ただし、雇用契約などに基づく守秘義務を遵守し、機密情報や企業の知的所有権を、所定のプロセスを経ずに公開するようなことは、厳に慎まなくてはなりません。
• また、承認を得ずにお客さまや、取引先を引き合いに出したり、言及したりしてはなりません。言及する場合は、公開情報が記載されている場所にリンクを張ってください。疑念や憶測を呼ぶような表現でないか、第三者を困惑させたり、損害を生じさせたりするような情報となっていないかなど、常に気を配る姿勢を持ってください。

3）ソーシャルメディアは、誠実に対応する

• ソーシャルメディアでは、誠実な対応が必要です。返答が求められる場合には、速やかに返答をしてください。また、誤った内容の掲載は、直ちに認め、訂正をします。
• 自分や組織のイメージが、ポジティブなものとなるように心掛けてください。個人の印象と同じように、会社の印象もあなたの言葉遣いや公平さ、親しみやすさなどに基づいて創りあげられるということを意識しましょう。ネガティブな言葉に賛同は生まれません。物事の良い面、人の良いところに焦点を当て、発展性のある表現をしましょう。

4）ソーシャルメディアは、相手の立場に立って

• 相手の立場に立って、言動を考えましょう。読者に敬意を払いましょう。また、交流の様子を眺めている第三者の立場になって、その内容を見直しましょう。常に、自分はソーシャルメディアの参加者の一人であるということを忘れないでください。
• 他者および他企業の誹謗中傷は行わないでください。また、喧嘩を仕掛けるような記述をしてはなりません。人種に関連した中傷や特定の個人への侮辱、猥褻な内容等は、禁止します。
• また、他者のプライバシーや、政治・宗教など異論が出たり扇動的になったりする可能性のある話題については、誤解を生むような表現にならないよう、充分な配慮をしてください。

5）ソーシャルメディアは、価値を提供する

• 当社がお客さまを始め、広く社会に提供する価値は、社員一人一人の、日常的な活動によって示されます。価値を付加するように心がけてください。自身の専門分野における個人の意見を述べ、事実として公表する場合はその真偽を確かめてください。
• 自分自身や同僚、お客さまや取引先の仕事や問題解決に役立つ情報、知識やスキルの習得に役立つ情報、組織が大いに発展することに役立つ前向きな情報、参加しているコミュニティの形成・発展に役立つ情報など、誰もが共感できる肯定的な価値を提供してください。
• 直接ビジネスに関連しない、家族の話や個人的な興味といった、自分のバックグラウンド情報を披露することは、読者との交流を深めることに役に立つかもしれませんが、そうした情報を公表するか否かは、完全な自己責任となりますので、深慮が必要です。

6）ソーシャルメディアは、衆目を意識して

• ソーシャルメディアの先には、想像以上に多くの読者が存在します。言葉の意味や定義を正しく使って文章を構成してください。
• 曖昧な表現は、受取る人によって、感覚が全く異なることを留意して、もし誤解が生じていると感じたときには、即座に差異を埋める努力をしてください。
• 文章は、主語を明確にし、丁寧に編集してください。感情が高ぶったときに編集した文章は、ときに盲目的になり、思わぬトラブルに発展することがありますので、そのようなときは、一度その場を離れ、時間を置いてから編集し直してください。
• 問題が発生した場合は、一人で抱えないで、会社に相談をし、専門家の意見に耳を傾けてください。

7）ソーシャルメディアは、正しい利用方法で

• ソーシャルメディアを利用する場合は、利用規約を精読した上で、同意・登録・利用してください。
• 同意した利用規約を遵守し、有意義な利用を心がけてください。
• 英語の規約を優先している場合で、その理解が難しい場合には、必ず会社に問い合わせてください。
• 利用規約は変更される場合がありますので、定期的に確認してください。
• ソーシャルメディアの機能を利用した企業や個人が、ソーシャルメディアの利用規約とは別に、利用規約を掲げている場合、同様に精読の上、同意・登録・利用してください。

8）ソーシャルメディアは、個人の立場と組織人の立場の両立で

• 企業に関わる投稿をする場合は、公式／個人を問わず立場、免責事項を明確にしてください。
• 免責文は、例えば「このサイトの掲載内容は私自身の見解であり、必ずしも特定組織の立場、戦略、意見を代表するものではありません」といった内容のものを利用してください。
• 会社の承認を得ないで、会社のロゴや商標を利用してはなりません。
• ソーシャルメディアの参加に当たって、当社社員としての自覚を持ってください。当社社員を名乗る場合は、自分、同僚、およびお客さまについて記載した内容が、誤解されないようなプロフィールや記載内容にしてください。
• 当社および他社の機密情報や、その他の専有情報、当社の業績等を、公的に発言しないといった組織人としての常識と、挨拶や言葉遣い、謝辞など一般的な社会人としての常識を、兼備えた対応をするように心がけてください。

9）ソーシャルメディアは、法令遵守で

• ソーシャルメディアに参加する場合は、ソーシャルメディア利用規約、当社ガイドライン、行動規範、就業規則、個人情報保護規定などに加え、著作権法、個人情報保護法、財務情報公開に関する法律など、関連法における法の精神をよく理解し、法令を遵守して利用してください。
• ウェブの普及とともに手口が巧妙化する、サイバー犯罪等に巻き込まれ、予期せぬ法令違反をしていたりすることがないよう、十分に安全を確保してください。
• 曖昧で独善的な判断を行うことなく、不安を伴うときには、一人で抱え込まず、会社に必ず相談してください。

10）ソーシャルメディアは、世界を広げる

• ソーシャルメディアの正しい利用は、会社や個人に、多くの機会を与えてくれます。当社は、積極的にこれを利用するとともに、社員にも参加を促進します。
• 実社会での人との繋がりを補完し、交流の機会を飛躍的に増やすオンライン・コミュニケーションを、会社の、また個人の、豊かな時間を、多くの方と共有する場となることを強く望んでおります。
• ソーシャルメディアを利用するにあたっては、これらの機会を、成長の場と考え、自己研鑽に注力してください。

会社のアカウントで、担当者の立場でソーシャルメディアを利用する場合

株式会社琳瑯舎が認定する担当者として、ソーシャルメディア上で当社を代表する立場で発言する場合には、「個人の立場でソーシャルメディアを利用する場合」の留意点に加え、以下の点を遵守してください。

1）所定のトレーニングプログラムを受講して、認定を受ける

• 当社の公認アカウントにおいて、正式に株式会社琳瑯舎を代表する立場として発言する場合、会社が用意した研修等を修了して、会社の認定を受けねばなりません。
• 認定を受けた後も、進化を続けるソーシャル･コンピューティング技術の習得やオンライン･コミュニケーションの能力研鑽に、終わりはありません。お客さまや取引先、地域社会の皆様とより良い関係の構築に、力を注ぐことをおしまないでください。

2）株式会社琳瑯舎を代表する立場であることを明らかにする

• 当社を正式に代表する立場でのコミュニケーションは、当社の認める公認アカウント内での発言に限ります。
• 従って公認アカウントには、当社公認アカウントであることを、明記しなければなりません。公認アカウントについては、会社が許可をしたテクノロジー・ソリューションを使用します。

3）記録を取る

• インターネット上の会話は時に即時性が高いため、公式に当社を代表して発言する場合には、会話の記録（ログ）を取る必要があります。
• 会話の記録（ログ）については、文書管理の保存要件に従って行ってください。
• ソーシャルメディアに掲載した内容は、法規制上の保全措置という観点から、提出された記録の保全が必要となる場合もあります。

4）業務プロセスを管理する

• 会社の認定を受けた担当者は、以下の業務プロセスを確立し、それらを管理する必要があります。
• ・ソーシャルメディアの使用、掲載、それを承認するための業務プロセスの確立
• ・採用したソーシャルメディアの使用状況を監督しモニタリングするための業務プロセスの確立
• ・第三者からのコメントおよび掲載内容を対処するための業務プロセスの確立
• それぞれのプロセスにおいて、権限を有する者を明らかにするとともに、必要な権限レベルを明確にし、会社が、どのようなタイミングで、専門家の支援、レビュー、承認を行なうのかを明確にします。

5）迷った場合は投稿しない、を基本スタンスとする

• 担当者として、当社を代表してソーシャルメディア上で発言する場合、その内容は誤解を招く曖昧な表現は避け、正確でなければなりません。その内容が正しいのか、あるいは読み手にポジティブな影響を与えるのか迷う場合には、投稿を避けてください。
• 投稿への対処法について不明な場合は、会社に相談してください。

6）他者の権利を侵害しない

第三者のコンテンツを使用する場合は、必ず投稿の中で権利所有者を明記するとともに、コンテンツの利用許可を得ていることを確認しなければなりません。

7）インターネットは世界に通じています

• ソーシャルメディアの良いところは、国境や文化、人種を越えて世界中が瞬時に繋がっていることです。
• しかし、ある国では正しい発言であっても、別の国では不正確あるいは違法となる可能性もあります。そのため、自分自身のコメントが、グローバルに影響を与える可能性があるということを意識しておく必要があります。

8）インターネットの恒久性を認識する

• 情報が一度インターネットで公開されると、後でそれを削除しても、記録として恒久的に残る可能性があります。
• 文字制限などの環境による制限を理由に、自分の主義･主張を文脈も合わせて正しく伝えられない場合には、それらを正しく表現した記載のある場所へのリンクを張るなどして対応するようにしてください。

付則
本利用規約は2011年（平成23年）11月30日より効力を有するものとします。

以上